چکیده:
تصمیم گیری آگاهانه، مستلزم کسب اطلاعات گوناگون درباره ی موضوع مورد تصمیم است و عمده ترین نوع اطلاعات موثر در اغلب تصمیمات، اطلاعات مالی است. از این رو هر موسسه ای در هر اندازه و با هر شکل حقوقی و هر نوع سازماندهی باید سیستمی را به کار گیرد که اطلاعات مالی قابل اعتماد و موثر در تصمیم را به موقع فراهم آورد و در اختیار تصمیم گیرندگان مختلف بگذارد. در این راستا، طرح پژوهشی حاضر با هدف بررسی و ارتقاء کارایی سیستم مالی دانشگاه پیام نور خراسان جنوبی انجام گرفته است. در بررسی حاضر ابتدا از طریق مصاحبه و پرس و جو از مدیر مالی و کارشناسان مالی استان، شناخت کافی نسبت به سیستم مالی فعلی دانشگاه، عملیات مالی و نظارتهای که به طور معمول انجام میشود، کسب گردید. شناخت اولیه از طریق اسناد کاوی و مطالعه آیین نامه های مالی دانشگاه و نیز مشاهده انجام عملیات مالی و سیستم حسابداری تکمیل میگردد. سپس گلوگاه ها و محدودیت های سیستم فعلی شناسایی میگردد. و در نتیجه محدودیت های کشف شده، از دو طریق اصلاح و مرتفع گردید: 1- تغییر روند معمول برخی فعالیت های مالی و پیشنهاد طراحی نرم افزار مالی جهت بهبود عملیات مالی دانشگاه اصلاح و مرتفع می گردد.
خلاصه ماشینی:
"غیر از موارد مطرح شده مشکل دیگری نیز در سیستم مالی دستگاه های اجرایی که به صورت متمرکز فعالیت می کنند وجود دارد و آن این است که مراکز و واحدها، اسناد هزینه های انجام شده را پس از انجام هزینه و هرچند وقت یکبار به استان برای تشخیص و ثبت ارسال می نمایند.
ویژگی های اصلی این روش ها عبارتند از: - کنار هم قرار دادن کارکنان و مدیریت برای افزایش کارایی - حمایت سازمانی از کارکنان توسط مدیر در مراحل مختلف تصمیم گیری ، هدفگذاری ، اجرا و نظارت - ایجاد فضای مشارکت کار توأم با فرهنگ مشورت در کلیه سطوح سازمانی از سوی مدیر - بهبود و تسهیل در جریان اطلاعات در سازمان با جایگزینی افراد شایسته - تعیین هزینه هایی که در نظارت ارزش افزوده ایجاد میکند و آنها که ارزش افزوده ای ندارند (ایفرام ، ٢٠٠٤).
اهم موارد نقاط ضعف به شرح زیر شناسایی گردید: - تأخیر در صدور مجوز خرج - عدم اطلاع از موجودی دقیق انبار در برخی مراکز و واحدها - عدم ارائه گزارش صحیحی از لیست اموال به تفکیک کارکنان تحویل گیرنده در برخی مراکز و واحدها - عدم امکان تغییرات توجیه شده در ردیف های بودجه - عدم توانایی پیش بینی بودجه سال بعد جهت پیشنهاد به استان توسط برخی مراکز و واحدها - خریدهای نامناسب تجهیزات و اموال با ارقام غیرمنطقی در برخی مراکز واحدها نقاط ضعف فوق می تواند بیانگر این موضوع باشد که در برخی مراکز و واحدها سیستم مالی به صورت دستی انجام گیرد و یا سیستم نرم افزاری مناسبی وجود ندارد، بنابراین اقدامات لازم جهت تهیه نرم افزار موردنظر در فاز بعدی انجام گرفت ."