چکیده:
در این مقاله تمایز پایگاه اطلاعات کتابشناختی یک فهرست پیوست مدارک5مربوط به عنوانهایی که در مجموعه کتابخانه وجود دارند و پایگاه اطلاعات برای نظام یکپارچه از جمله مدارک سفارشها و موجودی مشخص میشود.بار اولیه پایگاه اطلاعات،سازماندهی مجدد،کنترل مستند سازی در ارتباط با تأثیر آن بر مدیریت و نگاهداری6پایگاه اطلاعات بررسی میشود.
خلاصه ماشینی:
"چمبرلین8(1985)مطالعهای را که به تعیین ویژگیهای قسمتهای تشکیل دهنده بخش سفارشهای سیستم دسترسی به اطلاعات کتابخانه(موسوم به "لباس"9)در دانشگاه ایالتی پنسیلوانیا انجامید،شرح داده و یادآور شده است که فورا روشن شد که بخش مهمی از روند سفارشها به جستجو،پردازش و فهرستنویسی مرتبط است،نقطه اصلی بحث میباید روی کارهای انجام شده در تمام حوزههای پردازش فنی متمرکز شود(ص 60)او اضافه کرده است که ترتیبات جریان کار تازه،خطوط سنتی بین سفارشها و فهرست نویسی را غیر قابل تشخیص میکند...
در زمان پیاده کردن نظام یکپارچه دانشگاه ایالتی نورث وسترن(نوتیس) بخش خدماتی فنی از چهار قسمت تشکیل میشد:بخش سفارشها،شامل سفارش پیایندها و نشریات جاری؛بخش فهرستنویسی شامل فهرستنویسی بنیادی تک نگاشتها و فهرستنویسی پیایندها و مدیریت و نگاهداری فهرست، بخش تکثیر برگههای فهرستنویسی او.
تنها تغییر سازمانی به وجود آمده در طول نخستین سال پیاده کردن نظام یکپارچه دانشگاه ایالتی نورث وسترن(نوتیس)آن است که جای بخش فهرستنویسی تک نگاشتها با قسمت حفظ و نگاهداری عوض شد.
در طول سالیان متمادی،سیاست خدمات فنی برنامه ریزی جریان کار به گونهای بوده است که کتابها و سایر مواد برای اینکه زودتر در دسترس مراجعان قرار بگیرند، کارشان با حداکثر سرعت ممکن در این بخش انجام میشده است.
نتیجه برنامه ریزی جریان کار و سازماندهی برای نگاهداری پایگاه اطلاعات کتابشناختی برای یک نظام یکپارچه مستلزم آن است که کارکنان کلیدی بتوانند دیدی فراسوی خطوط سنتی و اداری داشته باشند و به کتابداران بخش خدمات فنی فرصتهای مناسب برای یافتن الگوهای جدید سازمانی را بدهند."