چکیده:
مقاله حاضر، بحثی درباره مدیریت اسناد الکترونیکی و سامانه های موجود در این حوزه است و به صورت پیش در آمد، تعریف هایی را که در فهم بهتر موضوع موثر است ارایه می نماید و از آن میان می توان رابطه بین فعالیت های کاری در هر سازمان، تعریف پیشینه، پیشینه های دولتی، تعریف ردیف اسناد و اجزای تشکیل دهنده سند را، نام برد.
خلاصه ماشینی:
"ؤالات قابل بحث *سازمان،با چه موضوع قانونی روبهروست؟چه کسی،نیازمند دسترسی به اسنادسازمان است(عموم مردم یا سازمانهای دولتی دیگر)؟آیا اطلاعاتی هست که باید دردسترس عموم قرار گیرد؟آیا اطلاعاتی هست که نباید عمومی شود و طبق طبقهبندیخاص نباید برای عموم باز باشد(مثل شمارههای امنیتی-اجتماعی و اسناد طبقهبندیشده)؟ *آیا تنها یک جدول زمانی عمومی تعیین تکلیف وجود دارد یا تصویب جدولهایزمانی گوناگون برای سازمانهای مشخص نیاز است که باید از قسمت توصیف اسنادجویا شد؟ *نقش گروهها و افراد در سازمان،برای اطمینان از مشارکت در چرخهها چیست؟ چطور میتوان طرح مناسب،ارتباطات و مشارکت را در میان افرادی که اسنادالکترونیکی تولید و استفاده میکنند،ایجاد کرد؟چه سطح کنترلی را افراد و گروههاباید داشته باشند؟ *آیا میتوان با سازمانهای دولتی دیگر،برای صرفهجوئی در وقت،هزینه و ساده ومؤثر کردن روند،همکاری کرد؟ *چه کاری را میتوان معین کرد و در موقعیت خود به کار بست؟ *چرخۀ حیات برای دادههای هر سازمان،چیست؟چه موقعی باید اسناد را دریافتکرد؟چطور میتوان زنجیرۀ اسنادمان را توصیف کنیم؟در کدام مرحله از زنجیره،(1).
migration نیاز است اسناد بهطور فعال مدیریت شوند؟آیا سودی در تدوین الگوئی از کارکردچرخه برای کمک در این بحث وجود دارد؟ *چطور از دسترسپذیری و حفاظت بلندمدت،اطمینان حاصل میشود؟ *انتخاب،برای نگهداری بلندمدت چه خواهد بود؟منافع هر انتخاب،چیست؟چطورهریک از انتخابها در موقعیت خاص،کار خواهند کرد؟بودجۀ سازمان چقدراست؟ *سازمان،چه منابع فنی دارد؟چه مقدار از چرخۀ انتخابی را میتوان خودکار کرد یاباید خودکار باشد؟ *چه نوعی از چرخۀ ارزشیابی برای تعیین اینکه چه اسنادی را نگهداری کنیم،مورداستفاده قرار خواهد گرفت؟چطور اطمینان حاصل میشود که این چرخه؛همۀ اسنادیرا که قانون معین کرده،مشخص میکند؟ *چه آموزشی برای کارمندان لازم است تا مطمئن شویم که همه،با سیاست وچرخههای جدید موافق شدهاند؟ *چه عناصری از اسناد الکترونیکی لازم است حفظ شود(مثل محتوای متن فقط،ظاهرگرافیکی،تعاملی بودن)؟ *چه فرادادههائی برای جمعآوری و حفظ،لازم داریم؟ ."