چکیده:
در این مقاله، سعی برآن است تا با شناخت کلی از اتوماسیون اداری و آرشیو ملی رقمی، به تاثیر متقابل این دو بر همدیگر پرداخته شود. ضرورت و مزایای اتوماسیون اداری، چالش های ناشی از اتوماسیون اداری در آرشیوهای رقمی، نقطه اشتراک آرشیو و اتوماسیون، و انواع اسناد الکترونیک از موضوعات مورد بحث هستند. نتیجه گرفته می شود بخشی از منابع آرشیو ملی ایران، اسناد دولتی هستند و از این رو لازم است کارشناسان این سازمان به ارزش اسناد و اهتمام به اتوماسیون اداری آگاه باشند. همچنین گفته می شود اتوماسیون اداری، حاوی برخی اسناد الکترونیکی است که نگهداری آن ها به دلیل ارزش و اعتبارشان توجه و تدابیر خاصی را می طلبد.
خلاصه ماشینی:
"(عندلیب آذر،1379) در برابر مزایای اتوماسیون اداری که بیشتر پشتیبانی و دستیابی به اهداف و رسالت سازمان مربوط است،نظام مدیریت الکترونیک اسناد نیز-که رکن اصلی و اساسی اتوماسیون و آرشیو رقمی محسوب میشود-به منظور بهرهگیری بیشتر از اسناد موجود و افزایش کارائی سامانههای اطلاعاتی،دارای مشخصهها و ویژگیهای زیر میباشد: سهولت در دسترسی به اسناد با رعایت کلی موارد امنیتی؛تسریع در امر گردش اسناد در سطح سازمان؛اعمال دستهبندیهای پویا براساس ویژگی اسناد؛امکان تعریف انواع اسناد و ساختار اطلاعات و فرمها؛ورود اسناد به صورت دستی و ماشینی؛نظارت سنتی بر کاربران اسناد؛تعیین اسناد مجاز برای هر پوشه؛آرشیو خودکار اسناد براساس طول عمر تعیین شدۀ آنها؛ثبت تعداد مراجعه به هر سند؛نگهداری و مدیریت نسخههای متعدد هر سند؛دریافت گزارشهای متنوع؛ استفاده از ابزار قدرتمند جستجو براساس تمام ویژگیهای ثابت و متغیر اسناد؛ارسال سند به کار پوشۀ کاربران در نظام اتوماسیون اداری پیوست؛امکان اسکن اسناد تصویری؛و امکان یادداشتگذای روی اسناد.
(زرین کلکی،1387) انواع اسناد الکترونیک به منظور درک و شناخت بیشتر آرشیو رقمی(دیجیتال) و تأثیر اسنادی که در محیط اتوماسیون و نظام اطلاعاتی سازمانها تولید میشوند،لازم است به طرح کلی اسناد الکترونیکی و انواع آن پرداخته شود.
( What is ICA-Atom ) نتیجهگیری با گسترش ارتباطات و ماشینی شدن روابط و مکاتبات در سازمانها و ادارات و باتوجه به اینکه بخشی از منابع آرشیوی موجود در آرشیو ملی ایران مربوط به اسناد دولتی است که پس از ارزشیابی به این سازمان منتقل میگردد و دارای ارزش استنادی یا اطلاعاتی میباشند،لازم است کارشناسان سازمان آرشیو و آرشیوداران،به ارزش و اهتمام اسناد در اتوماسیون اداری آگاه باشند."