Skip to main content
فهرست مقالات

بررسی و ارزشیابی اسناد (بخش اول)

ISC (8 صفحه - از 108 تا 115)

خلاصه ماشینی:

"در امر بازنگری تمامی سوابق و اسناد هر سازمان،تصمیمات‌ آرشیویستها برای حفظ هر سند،بستگی دارد به معیارهای که‌ مهمترین آنها،در پرسشهای زیر آمده است: 1-کدایک از واحدهای سازمانی در اداره مرکزی یک سازمان، باتوجه به تشکیلات،برنامه‌ها،خطمشیها و رویه آن سازمان، تصمیم‌گیر هستند؟ 2-واحدهای سازمانی که فعالیتهایشان به این نوع تصمیمات‌ کمک می‌کند،کدامند؟ 3-چه نوع کارمندانی،در چنین تصمیم‌گیریهایی صلاحیت‌ دارند؟ 4-کدام ردیف‌5از اسناد،نقش اساسی و مهم در چنین‌ تصمیم‌گیریهایی دارد؟ 5-اسناد،به کدام دسته از وظایف سازمان ارتباط دارند؟آیا این‌ وظایف،او وظایف اصلی و اساسی سازمان است؟ 6-کدام ردیف از اسناد،اساسی است که اجرای وظایف اصلی‌ را در هر سطح سازمانی(اداره مرکزی یا ناحیه‌ای)نشان می‌دهد؟ 7-چه نوع نظارتی در زمینه مدیریت امور و چه قسم فعالیتی در مورد اجرای وظایف،به عمل آمده و مذاکرات انجام شده درباره‌ پیشرفت این فعالیتها،از چه قرار بوده و اسناد این مذاکرات‌ موفقیت‌آمیز،چگونه ضبط شده است؟ 8-کدام اسناد،صرفا مربوط به عملیات اجرایی و کدام،مجزا از اجرای وظایف بوده است و این اسناد،ته چه حد در سطوح مختلف‌ سازمانی و به‌طور مضاعف،نگهداری شده‌اند؟ 9-کدام ردیف از اسناد،از این جهت که نشانگر مراحل کار در سطوح پایین‌تر سازمانی بوده‌اند،باید به‌طور نمونه نگهداری شوند. اسناد مهمی که‌ در زمینه خطمشی و رویه کار یک سازمان وجود دارد،به محض‌ اتمام اقدامات مربوط به آنها،منسوخ و یا راکد نمی‌شوند:زیرا خط مشیها و روشهایی که طبق این اسناد ایجاد شده است،به قوت خود باقی است و حتی اگر آن خطمشیها و رویه‌ها منسوخ شوند، اسنادشان از جهت اینکه نشانگر تغییرات آنها می‌باشند،قابل‌ نگهداری و ارزشمند خواهد بود و از طرف دیگر،کنار گذاشتن این‌ نوع اسناد،به علت اشکال تعیین مدت قابلیت استفاده از آنها،از لحاظ اداری دشوار است."

  • دانلود HTML
  • دانلود PDF

برای مشاهده محتوای مقاله لازم است وارد پایگاه شوید. در صورتی که عضو نیستید از قسمت عضویت اقدام فرمایید.