Skip to main content
فهرست مقالات

درآمدی بر مدیریت اسناد

نویسنده:

ISC (8 صفحه - از 90 تا 97)

کلید واژه های ماشینی : اسناد ،اطلاعات ،ارزشیابی ،مدیریت اسناد ،آرشیو ،بایگانی ،ارزش ،امحا ،تولید ،چرخهء حیات ،نگه‌داری اسناد ،نگه‌داری ،نظارت ،چرخهء عمر اداری اسناد ،سازمان ،ارزش اطلاعاتی ،آرشیو ملی ،Records ،زمان ،ارزشیابی اسناد ،چرخهء حیات اداری اسناد ،سوابق راکد در بایگانیهای دستگاهها ،نگه‌داری و تعیین تکلیف اسناد ،مدیریت اطلاعات ،مراحل سه‌گانهء چرخهء حیات سوابق ،چرخهء حیات سوابق ،درآمدی بر مدیریت اسناد ،انتقال ،سوابق و امحای اوراق دستگاه ،چرخهء عمر

خلاصه ماشینی:

")؛ -تسهیل در تفکیک اسناد راکد با ارزش از سوابق راکد فاقد ارزش و جلوگیری از انتقال اوراق زائد در مرکز اسناد17یا آرشیو؛ -پیشگیری از انباشته‌شدن سوابق راکد در بایگانیهای دستگاهها از طریق ایجاد یک پل ارتباطی بین بایگانیها و مرکز/مراکز اسناد؛ روشمند و هماهنگ کردن مراحل امحای اوراق زائد، انتقال سوابق اداری ارزشهای ثانویه به آرشیو ملی و در نهایت،حفظ و نگهداری اسناد آرشیوی؛ -تسهیل در وظایف اساسی آرشیو از جمله مرتب کردن آرشیو براساس‌ اصول علمی آرشیو به منظور مواظبت از اطلاعات،توصیف اسناد آرشیوی‌ با هدف آشکار ساختن مندرجاتشان برای استفاده‌کنندگان و حفظ و نگهداری اسناد آرشیوی؛ -حفظ گذشتهء تاریخی برای نسل آینده؛18 شیوه‌ها و ابزارهای مدیریت اسناد برای نظارت بر اسناد همچنان که پیش از این اشاره شد،نقش و اهمیت برنامهء مدیریت اسناد بسته به توانایی هر سازمان در انجام کارآمد و مؤثر فعالیتهایش می‌باشد. -به‌طور کلی،پنج نکته در ارزشیابی اسناد برای تشخیص امحایی بودن‌ پرونده‌ها مدنظر قرار می‌گیرد: 1-آیا اسناد به منظور برآوردن اهداف زیر مورد نیاز هستند؟ -کارکرد اداری؛ -انجام ممیزی؛ -نیازمندیهای قانونی؛ 2-آیا این اسناد در مورد خط مشیهای سازمانی است؟ 3-آیا این اسناد ارزشهای تاریخی و پژوهشی دارند؟ 4-آیا قانون،دستور العمل و رویه‌ای راجع به امحای این ردیف از سوابق موجود است؟ 5-پیشنهادهای بعدی(آیا دلیل دیگری برای نگهداری این‌ سوابق موجود است؟)49 احترام به ایجاد کنندهء سند اصل مهم دیگر در مدیریت اسناد و آرشیو،اصل fonds Respect des است که مفهوما به معنی‌"احترام به ایجادکننده‌" می‌باشد."

  • دانلود HTML
  • دانلود PDF

برای مشاهده محتوای مقاله لازم است وارد پایگاه شوید. در صورتی که عضو نیستید از قسمت عضویت اقدام فرمایید.