Skip to main content
فهرست مقالات

درآمدی بر مدیریت اسناد

نویسنده:

ISC (8 صفحه - از 90 تا 97)

کلید واژه های ماشینی : اسناد، اطلاعات، ارزشیابی، مدیریت اسناد، آرشیو، ارزش، امحا، تولید، چرخهء حیات، نگه‌داری اسناد

خلاصه ماشینی:

")؛ -تسهیل در تفکیک اسناد راکد با ارزش از سوابق راکد فاقد ارزش و جلوگیری از انتقال اوراق زائد در مرکز اسناد17یا آرشیو؛ -پیشگیری از انباشته‌شدن سوابق راکد در بایگانیهای دستگاهها از طریق ایجاد یک پل ارتباطی بین بایگانیها و مرکز/مراکز اسناد؛ روشمند و هماهنگ کردن مراحل امحای اوراق زائد، انتقال سوابق اداری ارزشهای ثانویه به آرشیو ملی و در نهایت،حفظ و نگهداری اسناد آرشیوی؛ -تسهیل در وظایف اساسی آرشیو از جمله مرتب کردن آرشیو براساس‌ اصول علمی آرشیو به منظور مواظبت از اطلاعات،توصیف اسناد آرشیوی‌ با هدف آشکار ساختن مندرجاتشان برای استفاده‌کنندگان و حفظ و نگهداری اسناد آرشیوی؛ -حفظ گذشتهء تاریخی برای نسل آینده؛18 شیوه‌ها و ابزارهای مدیریت اسناد برای نظارت بر اسناد همچنان که پیش از این اشاره شد،نقش و اهمیت برنامهء مدیریت اسناد بسته به توانایی هر سازمان در انجام کارآمد و مؤثر فعالیتهایش می‌باشد. -به‌طور کلی،پنج نکته در ارزشیابی اسناد برای تشخیص امحایی بودن‌ پرونده‌ها مدنظر قرار می‌گیرد: 1-آیا اسناد به منظور برآوردن اهداف زیر مورد نیاز هستند؟ -کارکرد اداری؛ -انجام ممیزی؛ -نیازمندیهای قانونی؛ 2-آیا این اسناد در مورد خط مشیهای سازمانی است؟ 3-آیا این اسناد ارزشهای تاریخی و پژوهشی دارند؟ 4-آیا قانون،دستور العمل و رویه‌ای راجع به امحای این ردیف از سوابق موجود است؟ 5-پیشنهادهای بعدی(آیا دلیل دیگری برای نگهداری این‌ سوابق موجود است؟)49 احترام به ایجاد کنندهء سند اصل مهم دیگر در مدیریت اسناد و آرشیو،اصل fonds Respect des است که مفهوما به معنی‌"احترام به ایجادکننده‌" می‌باشد."

  • دانلود HTML
  • دانلود PDF

برای مشاهده محتوای مقاله لازم است وارد پایگاه شوید. در صورتی که عضو نیستید از قسمت عضویت اقدام فرمایید.