ملخص الجهاز:
"فکان الغرض من إنشاء الدفتر خانة هو حفظ الأوراق و السجلات و الدفاتر الناتجة عن نشاط دواوین الحکومة و فروعها فی الأقالیم بطریقة منظمة بحیث یمکن للقائمین علیها الوصول إلی محتویاتها بسهولة و بحیث تکون فی مکان آمن لا تتعرض فیه للسرقة أو الحریق،مثلما حدث عندما شبت النیران بدیوان الکتخدا9و أتت علی جمیع الدفاتر الموجودة به،و ذلک علی أثر الحریق الذی«وقع فی سرایة القلعة»فی 7 رمضان سنة 1235 هـ(1820 م)کما یقول الجبرتی10.
و لقد خف الضغط علی الدفتر خانة العمومیة بالقلعة-نتیجة لتطبیق لائحة عام 1262 هـ(1846 م)-فاقتصرت علی ما ورد إلیها من وثائق حتی سنة 1257 هـ(1841 م)،مما ساعد علی إعادة ترتیب محتویاتها و انتظام العمل فیها49ففی سنة 1265 ه (1848 م)قسمت إلی عدة أقسام(دفتر خانات)اختص کل منها بوثائق دیوان معین من دواوین الدولة.
إلا أن هذا الوضع لم یدم طویلا،ففی جمادی الثانیة سنة 1271 هـ(فبرایر 1855 م)أصدر مجلس الأحکام بالدیوان الخدیوی قرارا بأن تظل الوثائق فی مختلف الدواوین و المدیریات خمس سنوات سابقة و سنة حاضرة،و تسلیم ما جاوز ذلک إلی الدفتر خانة العمومیة، و کذلک إنشاء دفتر خانات بالجهات التی لم تنشأ فیها بعد52.
و قبل انقضاء هذا القرن تنوعت أغراض الحفظ تنوعا ملحوظا، فأصبحت مهمة الدفتر خانة کذلک حفظ الوثائق لأغراض البحث التاریخی و الإحصائی،فتشیر لائحة سنة 1895 م إلی أن«الدفاتر و الأوراق المقتضی حفظها إلی ما لا نهایة هی التی تلزم علی الدوام للاستکشاف منها عن المواد التاریخیة و العلمیة و القانونیة و الصناعیة و الإحصائیة و الطبوغرافیة،مثل الدفاتر و الأوراق الخاصة بالأوامر و الفرمانات الخاصة بالسلطان العثمانی،و أوامر الحضرة الخدیویة، و أوراق و دفاتر نظارات؛الخارجیة،و الحقانیة،و الداخلیة،و المعارف العمومیة،و الأشغال العمومیة،و الحربیة و المالیة»64."