چکیده:
هدف :تبیین شیؤهتوصیف اسنادآرشیویدرآرشیوملیایران . روش /رویکردپژوهش :برایاجرایپژوهش ازروش پییش توصیفی استفاده شدوبرایگردآوریداده ها،آیین نامه ها،شیوه نامه هایتنظیم و توصیف اسناد، دفاتر راهنی موجود در سازمان ، و کاربرگه های توصیف تدوین شده ازسال ۱۳۵۰-۱۳۹۰ (جمعا۱۱ کاربرگه )مطالعه وبررسیشدندوباچهارنفرازکارشناسان ادارٔهتنظیم وپردازش اسناد آرشیویسازمان مذکورمصاحبه شد. یافته های پژوهش : یازده کاربرگه توصیف اسناد آرشیوی در طی سال های۱۳۵۰-۱۳۹۰ درآرشیوملیایران تدوین شده است .عناصر کاربرگه های توصیف در آرشیو ملی ایران با گذشت زمان استاندارد شده اندوسطح توصیف عموماپرونده وآیتم بوده است . نتیجه گیری: با درنظرداشتن ماهیت اسناد اداری و دولتی و عواملی چون کمیت وحجم اسناد، میزان مراجعهپژوهشگران ،زمان ،بودجه ، نیروی انسانی در دسترس و نیز تاکید شورای آرشیو جهانی، ضروری است که در آرشیو ملی ایران هم توصیف در سطوح بالاتری مانند مجموعه و ردیف آغاز شود. گام نخست ، توجیه مسئولان و ایجاد کاربرگه هایمتناسب این سطوح توصیف است .
خلاصه ماشینی:
"عناصر کاربرگۀ شمارة ١ عبارتند از: شماره (این عنصر فقط نمایشی بود)، شمارة سری (در مقابل آن نام منشأ و در صورتی که اسناد آن منشأ در فاصله های زمانی به سازمان انتقال یافته بود سری انتقال یافته نیز ذکر می شد)، شمارة تنظیم ، تاریخ سند، محل موضوعی سند، تعداد برگ سند، عنوان سند (توصیفگر محوری )، شرح سند (چکیدة تلگرافی )، مشخصات ، اعلام ، شمارة (کارتن / مجلد)، شمارة طبقه ، شمارة (پوشه / طوماردان )، شمارة آلبوم و شمارة (پاکت / ضمائم ).
• میزان رعایت ۶ عنصر اصلی توصیف در کاربرگه ها استاندارد بین المللی توصیف آرشیوی (ایساد) ذکر ٢٦ عنصر را در کاربرگه های توصیف پیشنهاد می دهد و تأکید می کند که هر مؤسسۀ آرشیوی می تواند با توجه به شرایط و ویژگی های اسناد آرشیوی و نیز سیاست های خود، تعدادی از این عناصر را برای توصیف در سطح مورد نظر انتخاب و بومی سازی کند؛ لذا نبودن تعدادی از عناصر ناحیه ها در کاربرگه ها دلیل رعایت نکردن استاندارد نیست ، اما استاندارد مذکور ذکر ٦ عنصر را در کاربرگه های توصیف در هر سطح توصیف الزامی می داند.
عناصر عنوان ، سطح توصیف ، و تاریخ در کاربرگه های توصیفی که بر اساس استاندارد بین المللی توصیف آرشیوی (ایساد) تدوین شده اند، مد نظر قرار گرفته است ."