چکیده:
در شماره گذشته اهداف، اهمیت و ضرورت کنترل داخلی در سیستمهای لجستیکی مورد بحث قرار گرفت؛ با سیستمهای خود تنظیم کننده یا خود کنترل به عنوان مبنای تئوریک کنترل داخلی آشنا شدیم، و در نهایت انواع کنترلهای داخلی که در سیستم لجستیک قابل استقرار هستند، مورد بررسی قرار گرفت. در این شماره به روشهای اساسی و کلی کنترل داخلی در سیستم لجستیک؛ شامل طراحی ساختارهای خود کنترل، گزینش و بکارگماری نیروی انسانی خود کنترل، طراحی و اجرای عملیات لجستیکی به گونهای که اصول کنترل داخلی مراعات گردند، کنترلهای بودجهای و کنترلهای ویژه مدیریت خواهیم پرداخت. و در ادامه بحث با ویژگیهای یک سیستم لجستیکی که در آن کنترل داخلی استقرار یافته آشنا خواهیم شد. نهایتا، قواعد کنترل داخلی در بخشهای اصلی لجستیکی، یعنی تامین و خرید، انبارداری، اموال و داراییهای ثابت و حملونقل با جزئیات بیشتر مورد بررسی قرار خواهند گرفت.
خلاصه ماشینی:
"برای این منظور توجه به موارد زیر ضرورت دارد: ثبت صحیح و به موقع : افرادی که وظیفه دفتر داری و ثبت را بر عهده دارند، باید معاملات و عملیات نقل و انتقال دارایی ها را به میزان صحیح ، همراه باذکر مشخصات مورد لزوم درست در زمان وقوع ، با استنادبه اسناد مثبته به ثبت رسانند، تا امکان تهیه گزارش ها طبق اصول پذیرفته شده و بطور دقیق فراهم آید.
ویژگی های یک سیستم کنترل داخلی مؤثر با توجه به آنچه که اشاره شد،یک سیستم کنترل داخلی مناسب باید دارای ویژگیهایی به شرح زیر باشد: به عبارت دیگر، اگر چنین خصوصیاتیدر سازمان وجود داشته باشد،میتوان نتیجه گرفت که سیستم کنترل داخلی مناسب است : ١ـ هماهنگی در سیستم ها: این هماهنگی ازیک طرف شامل کاربرد انواع فرم ها (اسناد، گزارش هاو دفاتر) است و از طرف دیگر مربوط به گردش ، ثبت و تکمیل اسناد میباشدو به علاوه شیوه یا شکل عملیات را نیز در بر میگیرد.
نکات عمده ای که در اینجا بایستی مورد توجه قرار گیردبه شرح زیرمیباشد: ١ـ نحوة تحصیل داراییهای ثابت : تشریفات مربوط به درخواست ، تأمین ، ورودو خروج دارایی های ثابت همانند سایر کالاها است ، یعنی تأمین و خرید این دارایی ها بایستی در بودجۀ سرمایه ای ادارة تدارکات باشد، تأمین آنهابه تصویب مدیریت دستگاه رسیده باشد، خرید آنها کلا توسط واحد تدارکات باشد، کنترل کمی و کیفی شده باشندو برای آنها اسناد انبار تنظیم شده باشد."