خلاصه ماشینی:
"نام و آدرس محل تماس همراه با شماره تلفن مسئول رسیدگی اسال یک یادداشت تشکر از مشتری برای اشاره به موضوع شکایت مشتری در صورت ناراضی بودن از پاسخ شرکت چه اقدامی باید انجام دهد.
اگر مشتری در ارتباط با خدماتی که دریافت کرده مجبور به شکایت شود،این وظیفه شرکت است که از نظر کیفیت پاسخگویی به او، طوری عمل کند که بیش از این به اعتماد او نسبت به شرکت لطمهای وارد نشود.
اگر دورههای آموزشی خارج از شرکت مورد نظر باشد،کارکنان ذیربط باید آنها را سرپرستی نموده تا از مناسب بودن و مطابقت آن با نیازهای دقیق این حرفه اطمینان حاصل شود لذا: کلیه کارکنان باید از فرایند شکایت آگاه شوند و در این زمینه آموزش لازم ارایه شود.
آموزش را میتوان در دو قسمت متفاوت طبقهبندی نمود:دانش سازمانی و مهارتهای شخصی دورههای آموزشی برای عنوانهای زیر ارائه شود: دانش سازمانی محصول روشها بازنگری سازمان سیستم مدیریت شکایت قوانین مقررات فرایند مسئولین رسیدگی(مطالعات موضوعی) شرایط مربوط چرا شکایت صورت میگیرد فرایند یادگیری از گذشته تجربیات عملی استانداردهای خدمات ارزش شکایت مهارتهای شخصی تحمل شنیدن نظرات پرسش پاسخدهی آرامش تحقیق(بررسی) برخورد با موقعیتهای دشوار نامهنویسی مذاکره قاطعیت سازماندهی حل مسئله انجام اصلاحات(بهبود رویهها) همیشه پیشگیری بهتر از درمان است.
بازبینی(تجدید نظر) صرفنظر از این که چه رفتاری با شکایات داشته باشیم،هیچ گونه تضمینی وجود ندارد که مشتری از اولین پاسخ راضی بوده و یا معتقد باشد که با او به طور مناسب رفتار شده است."