خلاصه ماشینی:
گلن آلن چینی* ترجمه:غلامحسین دوانی هر حسابداری که مدت مدیدی در این شغل مشغول کار باشد به خوبی آگاه است که ارائهء اعداد و ارقام تنها نیمی از انجام وظیفهء وی تلقی میشود.
بهعنوان یک مثال قبل و بعد از اصلاحات به دو نوشتهء مناسب و مطلوب توجه کنید: نوشتهء بد به:آقای س میلر از:ج چینی تاریخ:51 مارس 0991 موضوع:سئولات مربوطه به صورتحسابها با اشاره به نامهء مورخ 8 مارس 0991، به ضمیمهء این نامه لیست خلاصه حاشیه نویسی شده از اقدامات و کارهای انجام گرفته برای شرکت شما در طول سه ماههء چهارم سال جاری تقدیم میگردد.
اگر هدف اینچنین موارد باشد،کاربرد جملات مجهولی بلامانع میباشد ولی چنانچه شما برای استفاده از حالت مجهولی جملات دلیل موجهی ندارید،بایستی جدا" از کاربرد آن خودداری نموده و از خود بپرسید چرا؟سپس فاعل جملهتان را مشخص کرده و عبارات را مجددا"بازنویسی نمایید.
در شرایطی نیز شما ممکن است بخواهید کلماتی دیگر به عبارت متن اضافه کنید تا مفهوم عبارت گویا گردد.
عبارت"درآمد سال جاری را از درآمدهای سال گذشته قبل از تجزیه و تحلیل آنها کسر کنید"میتواند خواننده را گیج کرده و حتی بدتر از آن باعث شود که شخص بر روی اعداد و ارقام غلط کار کند.
ضمنا"شما میتوانید به خلاصه مواردی را که لازم است در گزارشات کلی پروژههای مختلف بکار برد،توجه نمایید: 1-عقیده و نظر کلی یا دلیل نگارش متن را عنوان کنید.
خلاصه قواعد بیان شده 1-با بکار بردن پارهای قواعد کلی شما میتوانید یادداشتها،گزارشات و نامههای خود را از یک متن گیجکننده و طویل به یک نوشتهء مفهوم و کامل تبدیل کنید.