چکیده:
نویسنده در این مقاله با بررسی بیش از دویست نامهی اداری دربارهی نگارش چنین نامهها و غلطهای نگارشی آنها تحقیق کرده و نکات مهم پژوهش خود را به اختصار بیان کرده است.
خلاصه ماشینی:
"مهمترین دلایل ضعف و نارسایی مکاتبات اداری را میتوان در موارد ذیل خلاصه کرد: 1-استفاده از کلمات نامأنوس 2-آوردن اشارات نامفهوم و مبهم و گاه مغلوط 3-رعایت کردن نشانهگذاری یا سجاوندی در تنظیم نامهها 4-ترجیح دادن کلمات بیگانه بر کلمات فارسی 5-درازنویسی جملهها که اغلب از رهگذر فضل فروشیهای کلامی و ترجیح پیچیدهنویسی بر سادهنویسی ایجاد میشود.
» شش-ناآشنایی با دستور زبان فارسی و چگونگی کاربرد آن در نگارش فارسی: الف-آوردن را پس از فعل به جای استفاده پس از مفعول:«در پایان،همکاران باید مدارک لازمی که میبایست تا تاریخ معین شده ارسال گردد را به دفتر مدارس تحویل نمایند» ب-حذف بیقرینه افعال:«ضمنا مستدعی است امر مقرر فرمایید نسبت به وازیر مبلغ مابه التفاوت حق سرانه آنان بابت سه ماههی فروردین لغات خرداد 84 به حسابهای فوق الذکر اقدام[شود]و از نتیجه این ادارهی کل را مطلع نمایید.
شرکت رفاه فرهنگیان در خصوص عادی نمودن حساب اعتباری کارت عابر بانک سپه که ماندهی آنها در پایان هر ماه مثبت میباشد ارسال میگردد لذا ضمن مطالعهی دقیق نامهی مذکور همکاران را از نحوهی واریزی بدهی و تبدیل شدن حساب اعتباری به حساب عادی مطلع نمایند»(سازمان آموزش و پرورش شهرستانهای استان تهران،شماره 50/45646/12،22/4/84) همانگونه که ملاحظه میشود این نامه علاوه بر مشکلات دیگر نگارشی فاقد هرگونه نشانهگذاری فارسی است.
با همهی اهمیتی که مکاتبات اداری در یک سازمان دارد،نباید از زبان نگارش آنها غافل ماند و ارتباط صرف را هدف و نهایت یک مکاتبه فرض کرد؛چرا که نامهها نه تنها بیانگر مهارت در ایجاد ارتباط است،نشانهی میزان دانش و مایهی حفظ حیثیت علمی و سازمانی است و هرگونه بیتوجهی به آن صدمات جبرانناپذیری به همراه دارد."