چکیده:
این مقاله که براساس مشاهدات نویسنده آن و براساس برنامه های درسی دوره مدیریت اسناد که در آرشیو ملی مالزی برگزار گردیده و به منظور آشنایی خوانندگان فصلنامه تهیه شده است دارای مباحث زیر می باشد: آشنایی با آرشیو ملی مالزی (تاریخچه، کارکنان و بودجه، هدف، ماموریت و ساختار اداری و چارت تشکیلاتی)، قوانین آرشیوی در مالزی، اهم فعالیتها (مدیریت اسناد، اداره امور آرشیو، مرمت و بازنگاری اسناد، برنامه های مستند سازی و تهیه اسناد، برنامه های توسعه)، معرفی برخی واحدهای آرشیوملی مالزی، یادبودها و گالری ها، آرشیوهای ایالتی و بحث تعیین تکلیف و ارزشیابی اسناد دولتی در مالزی.
خلاصه ماشینی:
"برگزاری دورههای آموزشی کوتاهمدت داخل و خارج از کشور برای کارنان،اعزام آنها به دورههای کارشناسی ارشد مدیریت اسناد و ادارهء امور آرشیو در کشورهای انگلستان، کانادا و استرالیا و در نتیجه،بهرهگیری از خدمات مدیران اسناد و آرشیویستهای حرفهای و متخصص از یک سو،و از سوی دیگر حمایت دولت و قانونگذار از فعالیتهای آرشیو ملی مالزی و درک اهمیت مدیریت اسناد و نیز،نقش آرشیو ملی در اموری که به تصمیمگیریهای گلان دولت منجر میشود و همچنین، اهمیت قاءل شدن برای نقش آرشیو ملی در حفاظت و صیانت از دستاوردهای تاریخی و فرهنگی کشور و ملت مالزی-که خود موجب ایجاد سدی در برابر تهاجم فرهنگیشده-همه و همه کار آمدی و قدرتنمدی آرشیو ملی مالزی را در زمینهء مدیریت امور اسناد در تمامی سازمانها و مؤسسات دولتی و وزارتخانهها به دنبال داشته است14 ازاینرو،آرشیو ملی مالزی با در اختیار داشتن ابزار قانونی و نیروی متخصص،کنترل خویش را بر اسناد در مراحل مختلف حیاتشان اعمال مینماید و این امر،سبب شده تا کم تر در بایگانیهای دستگاههای دولتی،سوابق نیمه جاری و راکد نگهداری شود و این سوابق به شیوهای متمرکز به مرکز اسناد منتقل شود.
4-5-1-اهمیت مرکز خدمات اسناد همچنانکه اشاره شد،پروندههای واجد ارزش در کشور مالزی،پنج سال پس از بسته شدن به این مرکز منتقل میشود و پس از اقدامات پیشگیرانهء اولیه برای حفظ و نگهداری بهینهء آنها(از جمله جدا کردن قطعههای فلزی از پرونده و گردگیری و غبار روبی)،پروندهها در این مرکز به مدت بیست سال به عنوان<rCO>(به تصویر صفحه مراجعه شود)تصویر 13 پروندههای نیمه جاری-و در مواردی راکد-نگهداری میشود که این امر، یعنی نگهداری متمرکز پروندههای نیمه جاری و راکد دولتی در یک سازمان، مزایایی هم برای دستگاه ارسالکننده اسناد و هم آرشیو ملی در بر دارد."