چکیده:
بخش قابل توجهی از امور اداری کشور ما در قالب جلسه انجام میگیرد.در این مقاله به آسیبهای ناشی از بیتوجهی به مدیریت زمان در برگزاری و ادارهء جلسهها و نیز به آسیبشناسی رفتارهای نوعی مدیران و کارکنان سازمانها در جلسات میپردازیم.
خلاصه ماشینی:
"در این مقاله به آسیبهای ناشی از بیتوجهی به مدیریت زمان در برگزاری و ادارهء جلسهها و نیز به آسیبشناسی رفتارهای نوعی مدیران و کارکنان سازمانها در جلسات میپردازیم.
آمار دقیق و جامعی از تعداد این جلسهها در دست نیست،اما بررسی برنامههای اداری بعضی معاونان در وزرات علوم، تحقیقات و فناوری و نیز شواهدی مشابه در بعضی وزراتخانههای دیگر نشان میدهد که سه جلسه در روز میانگین تعداد جلسههایی است که این معاونان باید در آنها شرکت کنند.
پس باید پرسید آیا این همه حضور در جلسهها برای مدیران واقعا ضرورت دارد؟آیا مدیران اجرایی ارشد کشور برای پیشبرد امور اصولا به این همه تشکیل جلسه نیاز دارند؟بازده این جلسهها چقدر است؟به نظر میرسد ارتباطی میان نابهرهوری اداری ما و تعداد جلسههامان وجود داشته باشد.
هر جلسه چند مؤلفه دارد:دستور،تصمیم،شخص یا واحد مجری تصمیم، زمان اجرای تصمیم،و تحویل نتیجهء کار به شخص یا واحد ذیربط غفلت از این مؤلفهها یا تلقی نادرست از آنها موجب میشود وقت جلسه به هدر برود و مدیر در اجرای تصمیمها ناموفق باشد.
آسیبشناسی جلسهداری جلسه،بسته به اینکه برای شور و تصمیمسازی باشد یا برای تصمیمگیری،به شیوههای متفاوتی اداره میشود،اما چون این دو نوع جلسه مشترکات زیادی دارند در این بحث میان آنها فرق نمیگذاریم.
تصمیم جلسه،اگر مشورتی نباشد،برای تصمیمگیری است هر تصمیمی باید برای اجرای یک کار معین باشد،و بنابراین لازم است کارهایی که باید انجام بگیرد در صورت جلسه به صراحت بیان شود.
فراوان است صورت جلسههایی که برای اجرای تصمیمهای آنها نه فقط زمان شروع و خاتمه،بلکه حتی مجری هم تعیین نشده است،و طبیعی است که بسیاری از این تصمیمها هرگز اجرا نشده باشد."