خلاصة:
از منظر حقوق عمومی سند هر تکیه گاه و راهنمای مورد اعتمادی است که "بتوان اعتقاد دیگران را به درستی ان جلب کرد؛ خواه نوشته باشد، خواه گفته و اماره یا اقرار". چیزی که مهم است تا اطلاق سند بر مدعا ممکن گردد صرف وجود دو ویژگی اساسی است: اولا سند باید "قابلیت استناد" داشته است و ثانیا "محصول کار و اندیشه بشری" باشد... در واقع سند در حقوق عمومی منعکس کننده اراده طرفین مبنی بر شکل گرفتن یک رابطه حقوقی است که طبق ان یک حق مکتسبه رسمیت مییابد. یا یک واقعه حقوقی اعلان رسمی میگردد. سند رسمی در این معنا به مثابه تایید خدمتی عمومی است که اشخاص عمومی به نمایندگی از دولت پس از بررسی و تایید شایستگی و استحقاق اشخاص، ان را ارایه و تایید کرده اند و پس از ارایه، فرد مورد نظر شایستگی و استحقاق برخورداری از مزایای ان را پیدا کرده است. این وجه از تنظیم سند امری حاکمیتی محسوب میشود که دفاتر اسناد رسمی به عنوان اشخاص "خصوصی غیردولتی " عهده دار صدور بخشی از آنها و سایر اشخاص حقوق عمومی هر کدام نسبت به موضوع یا جغرافیای خاصی صلاحیت صدور بخشهای دیگر را پیدا کرده اند تا از این طریق از منافع عمومی و اجتماعی، صیانت نمایند.
از نگاه حقوق عمومی اسناد رسمی تاثیر کلانی بر شفافیت روابط حقوقی افراد گذاشته و تقلیل مفهوم سند رسمی به عنوان یکی از ادله اثبات دعوی تا چه اندازه به نقش و جایگاه اسناد رسمی صدمه و خدشه وارد میکند. لذا جهت عزیمت و عدول از تعاریف مضیق و تنگ نظرانه که تنها تامین کننده منفعت صنف یا حوزه یا گروه خاصی است باید تعریف سند رسمی را موسع کرد و به کلیه اوراق، امتیازات و گواهیهای صادره از سوی اشخاص حقوق عمومی (حتی اگر در چارچوب صلاحیت گزینشی مامور رسمی صادر و ضوابط در ان رعایت نشده باشد) ارزش و اعتبار و امتیازات سند رسمی را قایل شد. فقط در این صورت است که اسناد عادی روز بروز ضعیف تر شده و به زوال میرود و صیانت از اسناد رسمی به بهترین وجه تامین میشود.سـند رسمی سازة جدیدی است که در دولت مدرن نقـش اساسی ایفا کزده و به واسطه اثار و پیامدهای سازمانی، به شدت مورد توجه قرار گرفته و صیانت از ان نماد حکمرانی مطلوب شمرده شده است. سند در این کارکرد نقش اساسی در بیان و انعکاس اراده یک شخص حقوق عمومی دارد و از طریق ان صلاحیت اعمال قانون و انجام برخی از کارکردهای شخص حقوق عمومی را پیدا میکند به تعبیر دیگر شخص حقوق عمومی با صدور سند عملیات رگلاتوری انجام داده و ارائه خدمات عمومی را ساده، روان و موثرتر میکند. از دهه 1970 که تنظیم گری در شکل و شمایلی نوین مورد استقبال کشورها قرار گرفت دولتها جهت ارائه موثرتر خدمات عمومی اقدام به تفکیک وظایف کرده و با صدور اسناد رسمی شرایط بهره گیری از خدمات عمومی را سهل و رولن نمودند. برون سپاری برخی از صلاحیتها نیز جزئی از برنامههای تنظیم گری بود که در ایران دفاتر اسناد رسمی، دفاتر پیشخوان دولت، کارگزاریهای بیمه و بانک، پلیس بعلاوه 10 ، دفاتر الکترونیک قضایی و دفاتر الکترونیک شهرداری از جمله نهادهایی هستند که در زمینه صدور اسناد رسمی رابط دولتها با مردم شده اند. تجربه موفقی که توصیه میشود با دقت بیشتر پیگیری شود.سند در کارکردهای جدید از مرزهای حقوق خصوصی عبور کرده و با هنجارهای سند رسمی محسوب میشود. بنـابراین قلمـرو اسـناد رسمی بسیار فراتر از قلمرو دادگاهها است و اسناد صادره توسط اشخاص عمومی نیز سند رسمی محسوب و تقلیل رسمی به ادله اثبـات دعوی به نقش و جایگاه اسناد رسمی صـدمه و خدشـه وارد میکند این پژوهش به روش کتابخانه ای ، تحلیلی و توصیفی به دنبال پاسخ این سوال است که عوامل اثرگذار بر سازة سـند رسمی در دولت مدرن از منظر حقوق عمومی کدامند که در پاسخ به این نتیجه رسیدیم : " هر مامور رسمی جهت رسیدن به تصمیم،تحت تاثیر عوامل درونی و بیرونی قرار دارد. عوامل درونی از نگرش، شخصیت، ژن و وراثت گرفته تا اطلاعات و دانش فرد همگی یک طرح/ساختار ذهنی ویژه را تشکیل میدهد که در پیوند با عوامل خارجی(قانون، تعارض منافع و راهبرد) به تصمیم ختم میشود این نیروها همواره در تلاشند تا تصمیم مامور رسمی را تحت تاثیر قرار داده و به یک برایند قابل اتکا ختم کنند
ملخص الجهاز:
از منظر حقوق عمومی سند، انعکاس اراده طرفین در یک رابطه حقوقی است که قرار است در حوزه عمـل و تأثیرگـذاري ایفای نقش کرده و از طریق شفاف سازي روابط حقوقی به ایجاد نظم عادلانه کمک نماید در دولت مدرن، تنظیم سند رسمی به عنوان خدمتی عمومی یکی از وظایف دولت و امری حاکمیتی محسوب میشود که دفاتر اسناد رسمی عهده دار بخشی از آن و سایر اشخاص حقوق عمومی هر کدام نسبت به موضوع معین یا در یک جغرافیای معین، صلاحیت صدور پیدا میکنند و از این طریق از منافع عمومی و اجتماعی، صیانت مینمایند فلسفه و هدف از تهیه اسناد، استوار ساختن اساس حقوق مکتسبه، مالکیت و امنیّت قضایی و اداری و سـهولت در برقـراری ارتباط و نهایتا برقراری نظم عمومی و تضمین و توسعه حقوق و ازادیها میباشد که اگر این دو مخدوش شود به میزان خدشه، تأمین حقوقی و قضایی کاهش یافته و اساس مالکیـت متزلـزل و حقـوق افـراد دسـتخوش امیـال دیگـران میشود.
ت: "دفاتر مذکورهی در ماده (6) (کپیه، روزنامه، کل و دارایی) و سایر دفاتری که تجار در امور تجارتی خود بهکار میبرند، در صورتی که طبق مقررات قانون تجارت مرتب شده باشد، بین تجار در امور تجارتی سندیت خواهد داشت و در غیر این صورت، فقط علیه صاحب آن معتبر خواهد بود" ماده 2 قانون ازدواج سال 1310 نیز اسناد مرتبط با خود را چنین تعریف کرده: "قباله ازدواج و طلاق نامه در صورتیکه مطابق نظام نامههای وزارت عدلیه به ثبت رسیده باشد سند رسمی و الا سند عادی محسوب خواهد شد .