چکیده:
اسناد حاوی اطلاعات با ارزشی هستند که در روند فعالیت کاری سازمان هـا تولیـد و ایجاد می شوند. و در دو شـکل الکترونیکـی و کاغـذی وجـود دارنـد. اسـناد بـا حامل های کاغذی برای بازخوانی نیازی به ابـزار الکترونیکـی ندارنـد. توسـعه روز افزون فناوری اطلاعات تقاضا برای دسترس پذیر ساختن منابع آرشـیوی بـه شـکل رقمی را موجب شده است . و این به دلیل دو وظیفه مهـم در نگهـداری و دسـترس پذیر ساختن مواد آرشیوی است . مزیت های کمی و کیفی چرخـه مـدیریت اسـناد الکترونیکی در قابلیت جستجو، سرعت و سهولت دسترسـی و حفـظ یکپـارچگی اسناد است . مدیریت اسناد الکترونیکی هر نوع مدرک شکل گرفتـه و تولیـد شـده در سازمان را با حفظ ویژگـی هـای مربوطـه ، اعـم از محتـوی و شـکل ، انتخـاب و تفکیک کرده و به عبارتی روند چرخه اسناد را از مرحله تولید تا پالایش نهایی در مدت زمان مشخص ، مدیریت می کند. با توجه بـه اهمیـت سیـستم مـدیریت اسـناد الکترونیکی در این مقاله چرخه مدیریت اسناد الکترونیکی مـورد توجـه و مراحـل آن معرفی می گردد.
خلاصه ماشینی:
"١٣ این سیستم اسناد و هر نوع مدرک شـکل گرفتـه و تولید شده در سازمان را که نشانگر فعالیت هـا و عملکـرد سـازمان اسـت را بـا حفـظ ویژگی های مربوط ، اعم از محتوا و شکل ، انتخاب و تفکیک کـرده و رونـد چرخـه 14 اسناد را از مرحله تولید تا پالایش نهایی در مدت زمان مشخص ، مدیریت می کند.
دریافت اسناد و پرونده هـا در محـیط دیجیتـال دارای الزامـی اسـت از جملـه اینکه تعیین اینکه چه نـوع اطلاعـات الکترونیکـی را کـه از خـارج سـازمان دریافـت می شوند را باید به عنوان سند و مدرک محـسوب کـرد و اینکـه چـه نـوع اطلاعـات الکترونیکی را به عنوان مدارک و شـواهدی از فعالیـت هـای کـاری سـازمان در نظـر گرفت .
به طور کلی گردش مکاتبات اداری از شش شعبه و یا شـاخه تـشکیل شـده است : الف ) مدیریت ارسال و مراسلات : به مجموعـه روش هـای عملیـاتی کـه بـرای نگهداری ، تنظیم و طبقـه بنـدی اسـناد بـه منظـور تـسریع و تـسهیل مراجعـه بـه آن هـا صورت می گیرد اطلاق می شود.
سیـستم اتوماسـیون اداری بـرای جریـان اطلاعـات در داخل سازمان مناسب تر است تا بین سازمان و محیط ، زیرا کاربردهای این سیـستم بـه فرستنده و دریافت کننده برای استفاده به وسایل سازگار و یا پروتکـل هـای ارتبـاطی نیاز دارد؛ و در عین حالی که کاربرد های اتوماسیون اداری موجب کـارایی و صـرفه جویی در هزینه ها و افزایش سرعت و ایجاد اداره بدون کاغذ می شود، از ابعاد دیگـر موجب بهم ریختگی اسناد و پوشه ها به وسیله چاپگرها یا افزایش پیام های بی اهمیت و جزیی و پخش وسیع پیام ها در پست الکترونیکی می شود."