خلاصه ماشینی:
"سه اصل اساسی برای گزارشنویسی وجود دارد: -داشتن ساختار منطقی -استفاده از کلمات ساده برای انتقال مفاهیم بخاطر بخاطر سپردن اهمیت ارائه مطالب خوب و روشن.
اگر گزارش طولانی و یا پیچیده باشد نیاز به قسمت خلاصه نتیجهگیری و پیشنهادات خواهد بود.
بخش آغازین مقدمه باید شامل تشریح علل تدوین گزارش بوده و هدف آنرا ارائه داده و اینکه چرا باید خوانده شود.
خلاصه مطالب در ارتباط دادن موضوعات به پاراگرافها یا بخشهای گزارش مفید خواهد بود.
اگر از کلمات زیادی استفاده شود،احتمالا درک آن برای خواننده مشکل و سخت خواهد بود.
یک گزارش طولانی یک شاخص جهت لیست کردن بخشهای اصلی و زیرعنوانها را دارد و تعداد پاراگرافهایش همچون زیر است: پارگراف حقوق اداری 29-38 ساختار حقوق 88-48 ارزشیابی شغل 09-98 29-19 بازنگری حقوق در یک گزارش کوتاه اغلب مفید خواهد بود که لیستی از عناوین و پاراگرافها در مقدمه گنجانده شود."