چکیده:
این مقاله به ذکر اهمیت ثبت و نگهداری الکترونیکی مستندات در سازمانها پرداخته و دلایل اصلی لزوم تغییر روش نگهداری مستندات از شیوههای کاغذی و فیزیکی به دیجیتالی را بیان میکند. همچنین برخی سیستمهای ثبت و مدیریت مستندات سازمانها و چگونگی کار با آنها را معرفی نموده و مهمترین مشکلاتی را که هر یک از این سیستمها با آن مواجه هستند، مورد بررسی قرار میدهد و در نهایت، یک روش جدید برای ثبت، نگهداری و مدیریت مستندات ارائه مینماید که بسیاری از نقاط ضعف سیستمهای مشابه را پوشش داده و از مزایایی برخودار است که برای استفاده عمومی بسیار مناسب است.راهکارهایی مانند پورتالهای سازمانی میتوانند این وظیفه را بر عهده بگیرند. این مقاله قصد دارد علاوه بر ذکر راهکارهای معمول که در برخی سازمانها به کار میرود، شیوه دیگری ارائه دهد که بهسادگی قابل استفاده بوده و هیچگونه مدیریت پیچیدهای نمیطلبد.
خلاصه ماشینی:
اين مهم، جامعه علمي و مهندسي کشور را بر آن داشت تا تحليل، طراحي و پيادهسازي سيستمهاي ثبت و مديريت مستندات سازمانها را در دستور کار خود قرار دهد.
نرمافزار OneNote يکي از ابزارهاي قدرتمند گروه Office ميباشد که امکانات فراواني را در راستاي ثبت و مديريت مستندات (در سطح شخص و سازمان) در خود جاي داده است.
در اين مقاله راهکاري جديد براي ثبت و مديريت مستندات ارائه ميگردد که نه تنها هيچ يک از نقاط ضعف مذکور را ندارد، بلکه با داشتن برخي ويژگيها، براي استفاده در تمام سازمانها مناسب است.
1. شماي کلي OneNote اين نرمافزار يک محل کاملاً مناسب براي نگهداري، طبقهبندي، جستجو و به اشتراک گذاري همه نوع اطلاعات از جمله يادداشتها، مستندات، مراجع و هرگونه اطلاعات ديگري از اين قبيل است.
ويژگيهاي کلي، خواصي از اين نرمافزار است که آن را از ديگر سيستمهاي ثبت و مديريت مستندات متمايز ميکند.
اما ويژگيهاي عمومي، قابليتهايي از اين نرمافزار است که ممکن است در مستندات سازماني کاربرد چنداني نداشته باشد؛ اما به عنوان خصوصيتهايي منحصر به فرد براي OneNote محسوب ميشود.
به اين صورت که نقاط ضعف بيان شده براي بيشتر سيستمهاي ثبت و مديريت مستندات را برطرف ميکند.
در اين صورت بهراحتي ميتوان کل دفترچه يادداشت را به اشتراک گذاشت و با اعمال سطوح دسترسي مناسبي که در محيط اين نرمافزار وجود دارد، ميتوان مديريتي دقيق بر روي مستندات ايجاد کرد.
نرمافزار OneNote با ارائه يک شيوه جديد در ثبت و مديريت مستندات سازماني اين معايب را برطرف کرده و مزاياي قابل توجهي در بر دارد.