ساماندهی بایگانی مقاله

"نسخ ثانوی،ممکن است بی‌ضرر و ساده به نظر برسند،ولی‌ به مرور زمان،انبوهی کاغذ گرد می‌آید که مستلزم صرف هزینه برای سازمان‌ مربوط،فضای بیش‌تر و تجهیزات بایگانی می‌شود و چنانچه سند اصلی از میان‌ رود،حتی مراجعه به دادگاه هم پیش خواهد آمد. این‌گونه اسناد،پیوسته‌ مورد مراجعه هستند؛در نتیجه باید به نحوی بایگانی گردند که آسیب وارده به‌ آنها کاهش یابد. قفسهء بایگانی اگر بخوبی ساماندهی شود بیش از 23 تا 24 اینچ از 27 اینچ‌ فضای خالی خود را اشغال نمی‌کند(قفسه‌های مرسوم ایستاده،عمودی)قفسه‌ های حاوی پرونده‌های به هم فشرده،کار مراجعه و بازیابی مدارک را مشکل‌ می‌کند و موجب آسیب دیدن کارکنان(بریدگی دست از لبه کاغذ و... آویز پوشه‌ها(پوشه‌های معلق)،فقط باید همراه با پاکت پوشه‌ها مورد استفاده قرار گیرد و نه اینکه مدارک و کاغذ برگه‌ها را تنها در آنها قرار دهیم. همیشه در مورد اسناد غیرجاری(راکد)خود،از همان طرح و روشی استفاده کنید که در بایگانی‌ آنها به هنگام جاری بودن،استفاده شد."