چکیده:
هدف ر این پژوهش فرایند ایجاد مخزن آرشیو الکترونیکی در دانشگاه ها را به منظور غلبه بر مشکلات ناشی از نگهداری آرشیوهای فیزیکی گوناگون نشان می دهد. روش ر در این پژوهش از روش کیفی و مصاحبه با صاحب نظران آرشیو ملی ایران و ذینفعان ایجاد آرشیو الکترونیکی در دانشگاه تهران استفاده شده است . یافته هار به منظور ایجادآرشیو رقمی، لازم است ابتدا دلایل و نیز اهداف تشکیل آن مشخص شود تا بتوان توجیهی پذیرفتنی در این زمینه داشت . ایجاد مخزن آرشیو الکترونیکی نیازمند تولید اسناد الکترونیکی و سنجش نیازمندیهای بخش های مختلف دانشگاه و اخذکنندة مدارک از پرونده های دانشجویی است . اصالت اثرر پژوهش ، ده مرحلة اساسی را به منظور ایجاد مخزن آرشیو الکترونیکی پیشنهاد میکند، از جمله ضرورت و امکان س نجی ایجاد مخزن آرشیو، مطالعة مقدماتی در حوزة آرشیو، مصاحبه با ذینفعان ، استخراج اسناد و اطلاعات مورد نیاز هر یک از بخش ها، مشخص کردن اسناد مشترک و مورد نیاز بخش های مختلف ، و تهیة اصطلاحنامة تخصصی
خلاصه ماشینی:
اصالت اثرر پژوهش ، ده مرحلة اساسي را به منظور ايجاد مخزن آرشيو الکترونيکي پيشنهاد ميکند، از جمله ضرورت و امکان س نجي ايجاد مخزن آرشيو، مطالعة مقدماتي در حوزة آرشيو، مصاحبه با ذينفعان ، استخراج اسناد و اطلاعات مورد نياز هر يک از بخش ها، مشخص کردن اسناد مشترک و مورد نياز بخش هاي مختلف ، و تهية اصطلاحنامة تخصصي .
در سازمان هايي نظير دانشگاه ها و مؤسسات دولتي (که اسناد مختلف با ارزش متفاوت و طول عمر متفاوت اخذ، ثبت و حفظ و نگهداري ميشود) نياز است که برخي وظايف به منظور تشکيل آرشيو رقمي در نظر گرفته شود.
در بخش مصاحبه سؤالاتي به اين ترتيب پرسيده شد: چه مدارک و اسنادي را از دانشجو اخذ ميکنيد؟ کدام يک از اسناد داراي ارزش آرشيوي هستند؟ طول عمر هر يک از اسناد به چه ميزان است ؟ حق دسترسي هر يک از واحدهاي تابعة بخش شما به اسناد موجود چگونه است ؟ چگونه اسناد مورد نظر خود را جست وجو ميکنيد؟ براساس شمارة دانشجويي، نام و نام خانوادگي، کد ملي و غيره کدام يک از اقلام اسنادي و داده اي نيازمند جست وجو در آينده هستند؟ کدام نوع اسناد با يک عنوان (نظير کارنامة تحصيلي) بايد در دوره ه اي زماني مختلف به مخزن آرشيو الکترونيکي اضافه شوند؟ کدام اسناد داراي ارزش دائمي و کدام داراي ارزش تا زمان دانش آموختگي دانشجو هستند؟ همچنين به منظور تعيين اطلاعات و اسنادي که بايد در بانک اطلاعاتي آرشيو الکترونيکي يا همان مخزن آرشيو الکترونيکي دانشگاه نگهداري شوند و نيز عناصر لازم براي مستند کردن اطلاعات ، با پنج نفر از متخصصان آرشيو در آرشيو ملي ايران مصاحبه شد.