چکیده:
هدف: ساختار با توجه به اهداف استراتژیک سازمان و فرایندهای شناسایی و تعریفشده طراحی میشود و مبنای طراحی فعالیتها و ارتباطات کارکنان قرار میگیرد. فرایندها و فعالیتهای سازمانها و شرکتها نیز، از طریق نقشها و سمتهای سازمانیای اجرا میشود که بر اساس ساختار و با توجه به دستیابی به اهداف سازمانی، به کارکنان واگذار میشود. اما سؤال مهم این است که ساختار رسمی تا چه اندازه میتواند پاسخگوی نیازهای ارتباطی مردم و اجرای فعالیتهای تفویضشده باشد. این در حالی است که در بسیاری از سازمانها، به موازات ساختار رسمی، ساختاری غیررسمی نیز شکل میگیرد و بسیاری از فعالیتها، بر اساس روابط شکلگرفته در ساختار غیررسمی انجام میشود؛ زیرا بهدلایل مختلف، کارکنان بعضی سازمانها مجبورند که از طریق ارتباطات غیررسمی و در قالب تیمهای کاری موقت، بخشی از فرایندهای سازمانی را انجام دهند. در واقع، وجود ساختار غیررسمی در بسیاری از سازمانها اجتنابناپذیر است. حال که از وجود ساختارهای غیررسمی در سازمانها گریزی نیست، بهتر است سازمانها با علم به این موضوع و با دیدی روشن، این ساختارها را مدیریت کنند. موضوع اصلی، نظارت بر ساختار غیررسمی و مدیریت صحیح این ساختار و روابط ناشی از آن است. سنجش میزان تشابه و تفاوت ساختارهای رسمی و غیررسمی سازمان، از اهداف این پژوهش است.
روش: ساختار رسمی، از نمودار سازمانی استخراج شده است. ساختار غیررسمی، مبتنی بر ثبت اطلاعات و اطلاعات موجود در منابع و پایگاههای مختلف است. گزارشهایی از رویدادهای ناشی از تعاملات کاری افراد، در فرایند انتخاب تأمینکننده از یک شرکت پروژهمحور، در یکی از پروژههای ساختمانی پیچیده جمعآوری شد و بهکمک روش تحلیل شبکههای اجتماعی، از این دادهها بهعنوان یک شبکه غیررسمی استفاده شد. میزان تشابه و تفاوت ساختار رسمی و غیررسمی شرکت، از طریق معیارهای شبکه اجتماعی و شاخص رند سنجیده شد.
یافتهها: بر اساس اطلاعات بهدستآمده در فرایند یادشده، کارگروهها یا جوامع غیررسمی ناشی از تعاملات واقعی افراد شناسایی و تجزیهوتحلیل شد. این جوامع بر اساس ساختار سلسلهمراتبی سازمان با ادارهها و واحدهای رسمی مقایسه شدند. با استفاده از شاخص رند، شباهت این دو ساختار 76/0 درصد برآورد شد. این روش میتواند مبنایی برای مقایسه ساختار رسمی و ساختار واقعی شرکتها باشد. درجه شباهت یا تفاوت ایدئال بین این دو ساختار، بسته به ماهیت، فرهنگ و مأموریت هر شرکت، متفاوت است.
نتیجهگیری: استفاده از این روش و شناسایی و تحلیل علل تفاوتهای این دو گروه از ساختارهای ارتباطی، میتواند به سازمانها کمک کند تا ساختارهای خود را بهبود بخشند، آنها را چابکتر کنند و برخی کاستیهای ساختاری را جبران کنند. با استفاده از این روش تحلیل و مقایسه نتایج در این دو گروه، میتوان ساختار سازمانی را بررسی کرد، کارگروهها و تیمهای مؤثر را تقویت کرد، از ارتباطات مؤثر حمایت کرد و حتی، از ضعف ارتباطات پیشگیری کرد.
Purpose: The structure is designed according to the strategic goals of the organization and the processes that have been identified and defined to be the basis of the activities and communication of employees. The processes and activities of organizations and companies are also implemented through organizational roles and positions that are assigned to employees based on the structure and achieve goals. But the important question is to what extent the official structure can respond to the communication needs of people and the implementation of delegated activities. Meanwhile, in many organizations, parallel to the official structure, an informal structure is also formed, and many activities are carried out based on the relationships formed in this structure. Because, of various reasons, employees in some organizations are forced to carry out organizational processes through informal communication and in the form of temporary work teams. The existence of an informal structure in many organizations is an inevitable issue, but the main issue is monitoring this structure and the correct management of this structure and the resulting relationships. Measuring the degree of similarity and difference between the formal and informal structures of the organization is one of the goals of this research.Method: The official structure is extracted based on the organizational chart. The informal structure is based on data log and information from different sources and bases, reports of events resulting from the work interactions of people in the process of supplier selection in a project-oriented company in one of the complex construction projects have been collected. This data has been used as an informal network using the social network analysis method. The degree of similarity and difference between the formal and informal structure of the company has been measured through social network criteria and Rand index.Findings: Based on the information obtained in the mentioned process, the informal working groups or communities resulting from the real interactions of people have been identified and analyzed. Also, these communities are compared with departments and formal units based on hierarchical structure of the organization. In addition, by using the Rand index, the similarity of these two structures is estimated at 0.76%. This method can be a basis for comparing the official structure and the real structure of companies. The ideal degree of similarity or difference between the two structures varies depending on the nature, culture and mission of each company. Using this method and identifying and analyzing the causes of the differences between these two groups of communication structures can help organizations improve their structures, make them more agile, and compensate for some structural deficiencies. By using this way of analyzing and comparing the results in these two groups, it is possible to examine the organizational structure, strengthen effective working groups and teams, and support effective communication and even prevent weak communication.