Abstract:
مفهوم مستندسازی در مدیریت و به ویژه مدیریت پروژه با مفهوم این اصطلاح در دیدگاه مدیریت دانش متفاوت است. آنچه در این پژوهش مورد نظر است، دیدگاه مدیریت دانش و حلقه مغفول در مدیریت دانش پژوهشکده ه ا و موسسات پژوهشی به منظور استفاده از زیست آزموده روسا و معاونان پژوهشکده ه ا و موسسات پژوهشی است . در مستندسازی از دیدگاه مدیریت دانش، هر تصمیم، رویداد و فعالیت موثر بر سازمان که دربرگیرنده دانش آشکار و ضمنی سازمان است، ارزش مستندسازی دارد. لذا ارزیابی تصمیمات و اقدامات انجام شده را در بر خواهد گرفت و از طریق دانش و اطلاعات گردآوری شده، بستری مناسب بر ارزیابی این اقدامات فراهم خواهد آورد. همچنین اگر به پژوهشکده ها و موسسات پژوهشی ب هعنوان مرکزی متشکل از عوامل و منابع مادی و مالی و انسانی شامل اساتید ، کارکنان و دانشجویان نگاه کنیم که در آن به تبادل دانش و اشاعه آن پرداخته می شود ، دو موضوع بااهمیت جلب توجه می کند: اول نقش سرمایه ای پژوهشکده ها و موسسات پژوهشی که به خوبی مشخص است و مورد توجه جامعه و
دولت می باشد. زیرا پژوهشکده ها و موسسات پژوهشی به عنوان نهادی برای تولید، بهبود و توسعه دانش در حوزه های گوناگون در نظر گرفته شده است و در کشور ما هم به دلیل وجود مراکز، پژوهشکده ها و موسسات پژوهشی متعدد، این رسالت مورد توجه و انتظار بوده است و همه ساله هزینه هنگفتی صرف آزمایش و خطا در خصوص تصمیم گیری روسا و مدیران پژوهشکده ها و موسسات پژوهشی می گردد. دوم: فرایند مدیریت دانش مشتمل بر تولید یا گردآوری و شناسایی دانش، طبقه بندی، ذخیره و مستندسازی دانش، توزیع و نشر دانش و کاربرد دانش، که از رسالت های اصلی یک دانشگاه و پژوهشکده ها و موسسات پژوهشی به شمار می آید. نتایج بررسی و مطالعه پژوهش حاضر نشان می دهد
که فرایند نظام مستندسازی تجربیات مدیران از فرایند سه مرحله ای برنامه ریزی مستندسازی، اجرای مستندسازی ، پایش، کنترل، تسهیم؛ تبعیت می کند.
Machine summary:
"لذا ضمن در نظر گرفتن این موضوع که ایجاد مستندسازی و انتقال تجربیات یکی از عوامل اساسی در یادگیری سازمانی محسوب میشود، لازم است تا از تجربیات و دانشهای نهفته (ضمنی) و آشکار (صریح) رؤسای مؤسسات پژوهشی به شیوه مناسبی بهرهبرداری شود و اصولا مدیریت دانش و مستندسازی تجربیات چالشانگیز است، زیرا شناخت ارزش واقعی آن و بهکارگیری آن به نحو مطلوب دشوار است.
از این دیدگاه فرایند مستندسازی، ارزیابی تصمیمات و اقدامات انجامشده را دربر نخواهد گرفت، اگرچه از طریق دانش و اطلاعات گردآوریشده بستری مناسب برای ارزیابی اقدامات فراهم خواهد شد ]7[ بنابراین در جمعبندی تعاریف فوق میتوان گفت که مستندسازی تجربیات عبارت است از فرایند بازخوانی، یادآوری، ثبت، تدوین و تکمیل دقیق و سنجیدة تجربهای سازمانی، که رویدادهای متعامل آن با محیط را میتوان در یک قالب زمانی و مکانی نسبتا روشن، توصیف و تحلیل نمود.
اما همه فعالیتها ارزش مستندسازی ندارند، فعالیتهایی باید برای مستندسازی انتخاب شوند که دارای شاخصهای ذیل باشند: الف) دارای هدف ویژه در اسناد راهبردی و برنامه ایی مؤسسات پژوهشی و پژوهشکدهها باشند؛ ب) دستاوردهای آنها اعم از مثبت و منفی قابل پیشبینی و مشخص شده باشند؛ ج) قابلیت استفاده مجدد در آینده برای مؤسسات پژوهشی و پژوهشکدهها خود و یا امکان الگوبرداری برای سایر سازمانها و مراکز آموزش عالی دیگر را داشته باشند؛ د) در فرایند جاری سازمانی مؤسسات پژوهشی و پژوهشکدهها مستتر و پنهان ماندهاند ولی دارای نتایج مادی و معنوی قابلتوجه (چه مثبت و چه منفی) برای مؤسسات پژوهشی و پژوهشکدهها میباشند؛ ه) مرجع یا مراجعی که آن را به تصویب رسانده، اجرا کرده و نظارت نمودهاند، مشخص باشند."